Andmekaitsetingimused
Andmekaitsetingimused Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumis
Viljandi linna kool – Viljandi Täiskasvanute Gümnaasium kui kohaliku omavalitsuse hallatav asutuse tegevus on avalik. Avaldame asutuse veebilehel informatsiooni meie tegevuse kohta.
Meie dokumentidega saab tutvuda teabenõude esitamisel.
Tegevuse käigus koguneb meile isikuandmeid nii Teie kui ka Teie laste kohta (nimed, isikukoodid, aadressid, elukohad, telefoninumbrid jne), sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Näiteks siis, kui Teie meile kirjutate, esitate taotluse jne.
Sellistele isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud. Lisaks tagame oma sisemise töökorraldusega, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks. Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks oleme kasutusele võtnud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed.
Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasium töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega meile pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest, avaliku teabe seadusest, isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumi dokumendid on igaühele kättesaadavad. Dokumenti ei avalikustata, kui selle sisuks on teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust.
Kui Teid huvitab, mis meie teeme Teie isikuandmetega ning kas ja kuidas Teie isikuandmed meie kaudu teistele teatavaks saavad, siis lugege vastavaid selgitusi.
Need hõlmavad olukordi:
- kui Te soovite oma andmetega tutvuda,
- kui Te saadate meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude,
- kui Te esitate meile sekkumistaotluse või kui Teie peale kaevatakse,
- kui Te külastate meie veebilehte, osalete küsitlustes või helistate meie asutuste telefonidele,
- kui Te kandideerite meile tööle,
- kui meie asutustes on toimunud isikuandmetega seotud rikkumine.
Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse (välislingid).
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumi isikuandmete töötlemise põhimõtted jõustuvad alates 25. maist 2018. aastal.
Õigus tutvuda enda andmetega
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie ja Teie laste kohta oleme kogunud ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Selleks soovitame esitada teabenõue, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem, kui ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt.
Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
- takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist;
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset.
Teil on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist.
Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise piiramist või kustutamist.
Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumis palume kirjutada aadressil mall@vtg.vil.ee.
Teil on õigus esitada meie otsuste ja tegevuse peale vastuväiteid vaidena, pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtusse.
Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine
Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/ sekkumistaotluse/ teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks.
Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie avalikus dokumendiregistris. Sealt on näha, kas kirja saatja või saaja on eraisik või asutus. Isiku nime me ei avalikusta. Dokumendi pealkirja kuvame veebilehe avalikus dokumendiregistris üldsõnaliselt. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse ka tundlikel teemadel.
Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks MTÜ esindajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid, sest juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
Avalikkuse teavitamiseks oma tegevusest kirjutame vajadusel pressiteateid ning avaldame teateid oma tegevusest kooli kodulehel või kohaliku tähtsusega ajalehes või üleriigilise levikuga ajalehes. Uudiseid koostades hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast.
Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.
Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Teie kohta andmete säilitamise täpne aeg on leitav dokumentide loetelust dokumendi sarja tähise järgi.
Võrgulehe külastamine, küsitlustel osalemine, asutuse info(üld)telefonile helistamine
Meie veebilehe külastajate andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme statistika tegemiseks üksnes isikustamata kujul. Telefonikõnesid me ei salvesta.
Meile tööle kandideerimine
Ametikohtade täitmiseks konkursse ja värbamist korraldab personalitöö eest vastutav isik. Avaliku konkursi korraldamisest teatame oma veebilehel, kohaliku tähtsusega ajalehes ja vähemalt ühes üleriigilise levikuga ajalehes vähemalt kaks nädalat enne konkursi toimumist.
Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid dokumendivooru ja vestlusvooru.
Konkursi läbiviimiseks moodustab direktor käskkirjaga vähemalt 4-liikmelise komisjoni,
mille koosseisu kuuluvad: direktor, õppetöö korraldaja, õpetajate esindaja, kooli hoolekogu esindaja. Vastavalt vajadusele võib direktor komisjoni töösse kaasata muid spetsialiste.
Värbamisprotsessis võib kandidaadi kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et linnavalitsus nende poole teabe saamiseks pöördub.
Ametikohale asumise ettepaneku teeme kandidaadile, kes vastab Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumi vabade ametikohtade täitmiseks korraldatava avaliku konkursi läbiviimise korras sätestatule.
Konkursil osalenutele ja ametikohale mittevastavaks tunnistatud kandidaatidele teatab komisjoni esimees komisjoni otsusest kirjalikult hiljemalt otsuse tegemise päevale järgneval kolmandal tööpäeval.
Säilitame konkursi jooksul saadud dokumente vastavalt dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtaja lõpuni.
Kandidaadi andmed ja kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.
Isikuandmetega seotud rikkumine
Kui koolis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis vormistame selle kohta nõutud dokumendid. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
Teiega seotud digitaalse teabe kopeerimine ja erahuvides kasutamine
Osa Teiega seotud teabest on digitaalkujul. Meie veebilehel avaldatud dokumendiregistris kuvatakse eraisikute nimede asemel sõna eraisik. Menetlusteabes on eraisikute nimed nähtavad initsiaalidena. Kool kogub teavet seadusega pandud ülesannete täitmiseks. Meie käes olevale infole kohaldub avaliku teabe seadus. See seadus näeb ette, et veebilehel ja avalikes andmekogudes olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada oma ärilistes või muudes erahuvides. Taaskasutamiseks saab teavet masinloetavana alla laadida ning segada kokku mujalt kogutud teabega.
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasium on otsustanud inimeste eraelu puutumatuse kaitseks MITTE avaldada avaandmetena taaskasutamiseks dokumendihaldussüsteemis olevat teavet.
Lapsevanema nõusolek alla 18. aastane laps
Andmekaitsetingimused Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumis
Viljandi linna kool – Viljandi Täiskasvanute Gümnaasium kui kohaliku omavalitsuse hallatav asutuse tegevus on avalik. Avaldame asutuse veebilehel informatsiooni meie tegevuse kohta.
Meie dokumentidega saab tutvuda teabenõude esitamisel.
Tegevuse käigus koguneb meile isikuandmeid nii Teie kui ka Teie laste kohta (nimed, isikukoodid, aadressid, elukohad, telefoninumbrid jne), sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Näiteks siis, kui Teie meile kirjutate, esitate taotluse jne.
Sellistele isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud. Lisaks tagame oma sisemise töökorraldusega, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks. Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks oleme kasutusele võtnud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed.
Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasium töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega meile pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest, avaliku teabe seadusest, isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumi dokumendid on igaühele kättesaadavad. Dokumenti ei avalikustata, kui selle sisuks on teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust.
Kui Teid huvitab, mis meie teeme Teie isikuandmetega ning kas ja kuidas Teie isikuandmed meie kaudu teistele teatavaks saavad, siis lugege vastavaid selgitusi.
Need hõlmavad olukordi:
- kui Te soovite oma andmetega tutvuda,
- kui Te saadate meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude,
- kui Te esitate meile sekkumistaotluse või kui Teie peale kaevatakse,
- kui Te külastate meie veebilehte, osalete küsitlustes või helistate meie asutuste telefonidele,
- kui Te kandideerite meile tööle,
- kui meie asutustes on toimunud isikuandmetega seotud rikkumine.
Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse (välislingid).
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumi isikuandmete töötlemise põhimõtted jõustuvad alates 25. maist 2018. aastal.
Õigus tutvuda enda andmetega
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie ja Teie laste kohta oleme kogunud ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Selleks soovitame esitada teabenõue, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem, kui ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt.
Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
- takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist;
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset.
Teil on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist.
Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise piiramist või kustutamist.
Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumis palume kirjutada aadressil mall@vtg.vil.ee.
Teil on õigus esitada meie otsuste ja tegevuse peale vastuväiteid vaidena, pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtusse.
Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine
Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/ sekkumistaotluse/ teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks.
Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie avalikus dokumendiregistris. Sealt on näha, kas kirja saatja või saaja on eraisik või asutus. Isiku nime me ei avalikusta. Dokumendi pealkirja kuvame veebilehe avalikus dokumendiregistris üldsõnaliselt. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse ka tundlikel teemadel.
Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks MTÜ esindajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid, sest juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
Avalikkuse teavitamiseks oma tegevusest kirjutame vajadusel pressiteateid ning avaldame teateid oma tegevusest kooli kodulehel või kohaliku tähtsusega ajalehes või üleriigilise levikuga ajalehes. Uudiseid koostades hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast.
Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.
Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Teie kohta andmete säilitamise täpne aeg on leitav dokumentide loetelust dokumendi sarja tähise järgi.
Võrgulehe külastamine, küsitlustel osalemine, asutuse info(üld)telefonile helistamine
Meie veebilehe külastajate andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme statistika tegemiseks üksnes isikustamata kujul. Telefonikõnesid me ei salvesta.
Meile tööle kandideerimine
Ametikohtade täitmiseks konkursse ja värbamist korraldab personalitöö eest vastutav isik. Avaliku konkursi korraldamisest teatame oma veebilehel, kohaliku tähtsusega ajalehes ja vähemalt ühes üleriigilise levikuga ajalehes vähemalt kaks nädalat enne konkursi toimumist.
Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid dokumendivooru ja vestlusvooru.
Konkursi läbiviimiseks moodustab direktor käskkirjaga vähemalt 4-liikmelise komisjoni,
mille koosseisu kuuluvad: direktor, õppetöö korraldaja, õpetajate esindaja, kooli hoolekogu esindaja. Vastavalt vajadusele võib direktor komisjoni töösse kaasata muid spetsialiste.
Värbamisprotsessis võib kandidaadi kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et linnavalitsus nende poole teabe saamiseks pöördub.
Ametikohale asumise ettepaneku teeme kandidaadile, kes vastab Viljandi Täiskasvanute Gümnaasiumi vabade ametikohtade täitmiseks korraldatava avaliku konkursi läbiviimise korras sätestatule.
Konkursil osalenutele ja ametikohale mittevastavaks tunnistatud kandidaatidele teatab komisjoni esimees komisjoni otsusest kirjalikult hiljemalt otsuse tegemise päevale järgneval kolmandal tööpäeval.
Säilitame konkursi jooksul saadud dokumente vastavalt dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtaja lõpuni.
Kandidaadi andmed ja kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.
Isikuandmetega seotud rikkumine
Kui koolis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis vormistame selle kohta nõutud dokumendid. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
Teiega seotud digitaalse teabe kopeerimine ja erahuvides kasutamine
Osa Teiega seotud teabest on digitaalkujul. Meie veebilehel avaldatud dokumendiregistris kuvatakse eraisikute nimede asemel sõna eraisik. Menetlusteabes on eraisikute nimed nähtavad initsiaalidena. Kool kogub teavet seadusega pandud ülesannete täitmiseks. Meie käes olevale infole kohaldub avaliku teabe seadus. See seadus näeb ette, et veebilehel ja avalikes andmekogudes olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada oma ärilistes või muudes erahuvides. Taaskasutamiseks saab teavet masinloetavana alla laadida ning segada kokku mujalt kogutud teabega.
Viljandi Täiskasvanute Gümnaasium on otsustanud inimeste eraelu puutumatuse kaitseks MITTE avaldada avaandmetena taaskasutamiseks dokumendihaldussüsteemis olevat teavet.
Lapsevanema nõusolek alla 18. aastane laps